¿Ya conoces Microsoft Project? ¿Sabes para qué podemos usarlo? ¿Qué es PPM?
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Por: Sergio Oswaldo Lugo, PMP, MCP, SMC, ITIL
Microsoft Project 2016 es un conjunto de herramientas para gestionar Proyectos y Portafolios (PPM) por sus siglas en inglés, que pueden usarse como Software As a Service (en la nube) o con instalación On Premises.
Administrando Proyectos con Microsoft Project 2016
Microsoft Project 2016 es una herramienta de Software que apoya los procesos de gestión de proyectos de manera colaborativa.
Mediante el uso de esta herramienta puedes generar, por ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar las actividades en forma de barras en un periodo de tiempo determinado, pudiendo plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en la programación, tales como horas hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos, calendarios, etc.
Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera colaborativa y generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios reportes predeterminados, pero también permite personalizar reportes y vistas con el objetivo de cubrir las necesidades de información de tus stakeholders.
Por ser una herramienta de la familia de Microsoft, su uso es muy sencillo e intuitivo, acelerando la curva de aprendizaje y pudiendo poner en práctica los procesos de gestión de proyectos de una manera muy rápida.
Administrando Portafolios con Microsoft Project 2016
Con Microsoft Project puedes evaluar diferentes escenarios y determinar la factibilidad de implementar los proyectos analizados, alineándote de una manera más sencilla a los objetivos estratégicos de tu organización.
Con el uso de los Work Flows de Microsoft Project, mantienes la gobernabilidad y el control de los Proyectos, Programas y Portafolios de tu organización.
Comunicación con el equipo desde Microsoft Project 2016
Desde el cronograma es posible saber si un miembro del equipo está disponible para hablar con él o enviarle un mensaje con Skype Empresarial Online.
Es posible mantener una conferencia virtual, arrastrando los nombres de los miembros de tu equipo en una conferencia en grupo vía Skype Empresarial Online.
Asignación de Recursos
Microsoft Project te permite ver la asignación de los recursos de la organización a través de todos los proyectos a los que estén asignados, facilitando la identificación de sobreasignaciones en uno o más proyectos y el uso optimizado de estos recursos.
¿Qué esquema de licenciamiento necesito en mi organización?
Siempre es necesario realizar un diagnóstico,  ya que dependerá de las necesidades particulares de tu organización y de los roles involucrados en el uso de la herramienta, te dejo aquí los esquemas de licenciamiento publicado por Microsoft® para Project 2016, enfocado a los roles que pueden participar en el uso de la herramienta:
Para Miembros de Equipos
Project Lite o Project Online Essentials
Con esta versión, los miembros de los equipos pueden administrar tareas, colaborar, enviar horas y marcar problemas y riesgos.
*Project Lite no es un producto independiente. Sólo se puede utilizar para proyectos administrados con Project Online o bien Project Server.
Para Directores de Proyecto
Esta versión de Project permite a los Directores de proyecto analizar los recursos, los presupuestos y las escalas de tiempo. Además podrán medir fácilmente los progresos y anticiparse a las necesidades de recursos mediante los informes incorporados, muy detallados y fácilmente personalizables.