Herramientas para la Gestión de Equipos Remotos

DIRECCIÓN DE PROYECTOS / EQUIPOS REMOTOS

Herramientas para la Gestión de Equipos Remotos

3 grupos de herramientas digitales para gestionar con efectividad

Año: 2020

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Por Ricardo Toledo

PMP, CSM

El que quiere ser un buen project manager necesariamente tiene que ser un gran comunicador.

En estos días de pandemia en que mucha gente, los que tuvimos la fortuna de conservar nuestros empleos, estamos trabajando desde casa con el término que se ha popularizado “home office”, y nos hemos enfrentado a importantes retos de comunicación y colaboración. En el ámbito de la dirección de proyectos, este reto es importante, ya que liderar un proyecto de por sí tiene su complejidad especial.

En este texto ofreceremos un poco de análisis y soluciones que nos podrán ayudar con el reto de la nueva normalidad.Antes que nada, ¿a qué nos referimos con la “nueva normalidad”?Ante el alto grado de contagiabilidad y mortalidad del COVID-19 es extremadamente importante establecer medidas en el trabajo para evitar la propagación del virus, esto implica la protección de las mucosas, lavado de manos, gel antiséptico, distanciamiento social, etcétera, que tanto nos han repetido por todos los medios, pero especialmente el que nos repiten constantemente: “Quédate en casa”.

Esta nueva normalidad (que espero no se normalice por demasiado tiempo) implica que, al quedarnos en casa, no perdamos el ritmo de trabajo que podríamos tener acudiendo a la oficina, utilizando todas las herramientas tecnológicas que podamos tener a nuestra disposición.

Siendo profesor de diplomados y cursos de actualización en la especialidad de dirección de proyectos, mis alumnos frecuentemente me preguntan:

“¿Cuál es la competencia más importante que debería tener un Project Manager?”

Mi respuesta es siempre la misma inequívocamente: la comunicación.

El que quiere ser un buen project manager necesariamente tiene que ser un gran comunicador. Algunos autores señalan que un Project manager pasa hasta el 80% de su tiempo en tareas de comunicación. Y de los estilos de comunicación la que tiene mayor riqueza siempre es la comunicación cara a cara, incluso una de las técnicas de desarrollo de equipos de alto rendimiento es la co-localización, es decir, todo el equipo trabajando en el mismo espacio físico. Ante la nueva normalidad, esto ya no es recomendable de ninguna manera.

¿Entonces qué hacer? La tecnología es nuestro mejor aliado.

En los primeros proyectos en los que comencé a trabajar como project manager, hace ya algunos lustros, nuestra principal herramienta para las reuniones con equipos remotos era el teléfono de línea por cable con algún buen aparato de altavoz, inclusive se comenzaban a usar los “bridges” o puentes en los que alguna de las partes creaba un espacio para que todos nos pudiéramos conectar llamando al mismo número, inclusive desde diferentes partes del mundo. Hoy en día, las

herramientas de conexión a través de internet nos hacen la vida mucho más fácil y nos permiten una vez más enriquecer la comunicación y la colaboración con

nuestros equipos de trabajo de manera eficiente.Pero dividamos estas herramientas en tres grupos principales:

1.     De comunicación para equipos de trabajo.

2.     De colaboración y asignación de tareas.

3.     Para transmisión y almacenamiento de documentos.


Herramientas de comunicación para equipos de trabajo. Hago énfasis en “par equipos de trabajo” porque las herramientas de comunicación uno a uno son mucho más fáciles de resolver con el teléfono celular, Facetime, WhatsApp y similares. Siempre recomendando la comunicación cara a cara como la que tiene más riqueza, por lo que la videollamada debe ser más utilizada que la llamada de voz.De las herramientas de colaboración para equipos de trabajo, la que más se ha popularizado recientemente es Zoom, una herramienta que se utiliza mucho por su licenciamiento gratuito para llamadas de 45 minutos o menos. Sin embargo, para reuniones más largas se vuelve una monserga estarse conectando y desconectando.

A continuación, describo algunas que he usado y que considero las más eficientes, inclusive las tres son las que tienen mejor calificación en el Cuadrante Mágico de Gartner para soluciones de reuniones en 2019.

Microsoft Teams. Herramienta que sustituyó a Skype y que además de la funcionalidad de Videollamada de grupo tiene muchas funcionalidades adicionales que la hacen eficiente para la colaboración del equipo. El licenciamiento no es muy barato, pero la integración al ambiente Office 365 es súper transparente por lo que la hace muy

recomendable.Cisco Webex.

Antes de Zoom y Skype, webex era la herramienta más usada para reuniones virtuales y videollamadas de trabajo. Tiene la ventaja de que te puedes unir a una reunión

por videollamada con tu laptop o con tu teléfono inteligente o si tienes problemas de conectividad, puedes conectarte con una llamada con teléfono de línea por cable. El licenciamiento tampoco es barato, pero es probablemente la herramienta más robusta y estable para videoconferencias. Otras herramientas.·          

Zoom. Con un plan empresarial, Zoom es una herramienta excelente, tiene buenas funcionalidades.·          

Google

Hangouts. Si estás usando la suite de herramientas de Google, es tu mejor opción y es gratuita.·          

Facebook. Además de la funcionalidad de videos en vivo, tiene una nueva para crear salas de reunión.


Herramientas de colaboración y asignación de tareas.

Para trabajo con proyectos, la colaboración con tu equipo de trabajo es fundamental, incluso antes de entrar a la nueva normalidad, muchas de éstas plataformas ya

eran muy utilizadas para elaboración de cronogramas, gestión de recursos y presupuesto, asignación de tareas, reporteo y tableros de información. Me ha tocado trabajar con muchas y muy diferentes herramientas de colaboración de proyectos, pero a continuación les voy mencionar y describir las que mejor me han funcionado en diferentes circunstancias, todas ellas aparecen bien posicionadas en el Cuadrante Mágico de Gartner.

Microsoft Project para Office 365.

Este es la clásica herramienta que cualquier persona que se llame project manager ha utilizado. En su versión para la plataforma Office 365 funciona de manera muy

eficiente con las funcionalidades tradicionales del Project de escritorio y con la ventaja de la transparencia con herramientas de colaboración como Teams o

Sharepoint.SmartSheet. Ésta es una herramienta de colaboración para equipos de trabajo que además tiene manejo de cronogramas y tarjetas kanban. Muy recomendable para equipos híbridos que trabajan con metodologías predictivas e iterativas (waterfall y agile). Una de las grandes ventajas de esta herramienta es su esquema de licenciamiento. Con un par de licencias individuales puedes llevar un equipo de trabajo de 50 o 60 personas sin problemas, además de que es muy intuitiva para la creación de buenos tableros ejecutivos. Tiene un par de contras, como no es tan usada en México todavía cuesta trabajo encontrar soporte y no es fabulosa con el uso de los cronogramas.

Jira.Si tu equipo trabaja con Scrum, es la mejor herramienta del mercado. No es tan barata, pero está diseñada para todos los artefactos ágiles con una buena

funcionalidad de reporteo y conectividad con otras herramientas de desarrollo de software. Yo no la veo tan intuitiva como un especialista en TI pero ya

implementada es fácil de usar.

Nuevos competidores. En este rubro hay muchos nuevos competidores con herramientas que van de regulares a buenas, con buenas campañas de marketing que apelan al público millenial y que se han ido adaptando a las nuevas formas de trabajo ágil. Tengo que admitir que, aunque han tomado un buen posicionamiento en el mercado, no he trabajado con ninguna de ellas, por lo que no podría emitir un juicio de valor acertado, pero de todas he leído buenas críticas. Entre ellas:·          

Trello. Excelente herramienta para equipos ágiles·          

Wrike. Para asignación y seguimiento de tareas·          

Monday.Similar a Wrike·          

Azure

Devops. La respuesta de Microsoft para el desarrollo y operación de software.


Herramientas para transmisión yalmacenamiento de documentos. Claro que no se puede gestionar un proyecto sin una buena gestión documental tomando

en cuenta que el correo electrónico muchas veces no nos permite enviar archivos demasiado grandes. Para seleccionar la mejor herramienta, dependerá de cuál es

tu herramienta de colaboración, si no la tienes, las típicas Google Drive y Microsoft One Drive son las más populares y funcionan muy eficientemente.Si

usas SmartSheets.Tiene su propio repositorio, pero se acaba rápidamente con proyectos grandes. Tiene la facilidad de que se pueden incluir ligas a otros depositorios como Google Drive muy transparentemente.Si usas Microsoft Teams, Project o Azure Devops. También tienen su propio repositorio, pero lo puedes ampliar con One Drive ya que están en la misma plataforma de Office 365.

Si usas Jira. Tiene conexión transparente con repositorios y administradores de código, para los documentos funciona bien con Google Drive.


A final de cuentas, estas son sólo algunas recomendaciones que te pueden ayudar a llevar con más facilidad la nueva normalidad, aunque espero que pronto podamos reunirnos cara a cara de manera segura con nuestros equipos de trabajo y explotar de manera eficaz nuestras dotes de comunicadores. Mientras tanto, hagamos lo mejor con las herramientas a nuestra disposición y aprovechemos para que la tecnología nos acerque en vez de alejarnos como sucede frecuentemente.