¿Cómo usar exitosamente las redes sociales en los proyectos? y ¿qué estrategias usar?
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Ricardo Toledo, PMP, CSM
Gerente de Consultoría
Durante el Congreso del PMI 2015 en Orlando, Florida, asistí a una conferencia que me dejó buen sabor de boca, presentada por Cornelius Fichtner, el encargado de las redes sociales del PMI, respecto a como usar las redes sociales en la gestión de proyectos, a continuación los puntos más importantes derivados de la conferencia:
Las redes sociales llegaron para quedarse 
El uso de internet y los dispositivos móviles está en crecimiento. Las redes sociales se están convirtiendo en una presencia constante en nuestras vidas. Así como las redes sociales se integran de manera natural en nuestra vida personal, poco a poco se está abriendo camino en nuestra vida laboral.
Desarrolla una estrategia 
La ausencia de una estrategia general de medios sociales en las organizaciones es un factor crítico en la baja incorporación de las redes en nuestros proyectos. La estrategia, podrá guiar y apoyar el uso de las redes sociales puede ser usada en la gestión de nuestros proyectos.
Mide, ajusta, repite 
Con la ausencia de metas y mediciones claramente definidas, no sabremos si estamos teniendo éxito o no en los esfuerzos de presencia en las redes sociales. Las mediciones y las metas te permiten establecer un parámetro claro y comparar los resultados entre los diferentes proyectos. Puedes ser que no le pegues a la primera. Siempre hay posibilidades de mejora. Puede ser que requiera ajustes para el próximo intento.
Adopta las redes sociales
En vez de pretender que el fenómeno de las redes sociales no es para ti, tu equipo o tu organización, mejor piensa como sí puede funcionar. No entierres la cabeza en la arena, mejor adopta, lidera y genera el cambio, busca la manera en la que los medios sociales pueden trabajar para ti.
Contacta y escucha a tus stakeholders
Comunicarse con tus stakeholders a través de las redes sociales con mensajes que hagan sentido y sean beneficiosos para el proyecto puede consumir un poco de tu tiempo y puede requerir esfuerzo. ¡Vale la pena! Las redes sociales son un excelente medio para escuchar lo que tus stakeholders quieren decir. Tus clientes y tu equipo de trabajo pueden ser grandes proveedores de información y opiniones, te pueden ayudar a innovar. Los miembros de tu organización pueden convertirse en promotores de tus productos, servicios o experiencia tanto dentro como fuera de la organización.
Utiliza el poder de las masas
Con las nuevas tecnologías, puedes llevar tus mensajes un creciente número de personas casi instantáneamente. Tienes acceso a grandes grupos de personas y puedes aprovechar su poder solicitando contribuciones, opiniones y otras acciones, esto es ‘crowdsourcing’. El crowdsourcing toma muchas formas: encuestas, búsquedas o financiamiento.
Crea conexiones nuevas
Una de las razones más obvias para usar las redes sociales es para crear conexiones y construir relaciones. Las redes sociales pueden acercar a las personas que tengan intereses comunes y formar comunidades de prácticas específicas.
Empodera a tu equipo de proyecto 
Puedes aprovechar las fortalezas de tu equipo. Puedes mejorar la comunicación, hacer tormentas de ideas, integración de equipos de trabajo, colaboración a distancia e incluso un poco de sana competencia al interior de tu equipo.
Colabora
Con los medios sociales puedes trabajar virtualmente con otros miembros de tu equipo de proyecto. Hay muchas herramientas disponibles en la red para colaborar en equipo. Algunas formas de crowdsourcing permiten a grupos de personas, algunas veces extraños, colaborar y trabajar en conjunto hacia una meta en común.
Comparte y gestiona el conocimiento
El clásico ejemplo en el que se comparte y gestiona el conocimiento en línea es el motor Wiki (como en Wikipedia). Cuando compartes y administras el conocimiento de manera apropiada, la organización puede retener el conocimiento generado por todos sus miembros, la organización recupera el conocimiento y las personas pueden aprender y crecer.
Establece tu presencia en línea
Utiliza las redes sociales para darle un empuje a tu carrera como project manager. A esto se le puede llamar ‘crear tu marca’ en esta economía global.
Detrás de cada perfil en la red hay una persona real
No te pierdas en el caos de la tecnología en lo que se refiere a los medios sociales. Hay muchas herramientas allá afuera y seguramente vienen más en camino. Sin embargo, siempre hay una constante, el hecho que en el otro extremo de la comunicación siempre hay una persona. ¡No pierdas el contacto! El chiste de este asunto es que estás tratando con personas, no con herramientas. Presentarse en los medios sociales como una persona agradable, profesional, organizada y conocedora sigue siendo muy importante. Poner una cara amistosa en tus comunicaciones de redes sociales provocará más respuestas positivas
Y finalmente:
Es tu responsabilidad como Project manager liderar a tu equipo hacia el cambio y utilizar las redes sociales a tu favor te puede otorgar una ventaja competitiva.
Acciones estratégicas:
  • Sondea
Mide la madurez en medios sociales tu organización, tus clientes, compañeros y stakeholders en general.
  • Escucha
Monitorea la presencia en redes sociales de tus clientes, competidores y colaboradores para ver qué es lo que están haciendo o buscando.
  • Crea una base sólida
Considera la infraestructura de tu organización, normas y políticas respecto al uso de las redes sociales para crear tu propia estrategia. Trata de entender como las redes sociales te pueden apoyar en tus metas organizacionales y personales.
Acciones tácticas:
  • Define expectativas
Define métricas y metas para tu proyecto y que comportamientos esperas encontrar y cuales promover.
  • Analiza opciones
Escoge las herramientas adecuadas. Decide como quieres utilizar las redes sociales.
  • Mejora
Crea un ciclo de retroalimentación para que puedas mejorar y ajustar para alcanzar tus metas y objetivos estratégicos.
Algunos medios sociales que podemos recomendar:

 

Comunicación en tiempo real con texto, audio y video:
Comunicación masiva
de imágenes, videos y texto:
Skype
Google
Hangouts
Facebook
Messenger
Nimbuzz
Facetime
Periscope
WhatsApp
Telegram
Kik
Viber
Facebook
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